책리뷰-끝도없는 일 깔끔하게 해치우기

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 (GTD) #1

GTD (Getting Things Done)

어떤 일도 완벽하게 처리하는 법!

시간은 정해져 있고, 일거리는 쌓여만가고, 어떻게 하면 쓰나미처럼 밀려오는 일거리를 스마트하고 갈끔하게 처리할 수 있을까?

같은 사무실에서 같은 업무를 하는데도 어떤사람은 책상도 깔끔하고 일처리도 깔끔하게 처리하는 사람이 있습니다. 어떻게 하면 책상도 깔끔하고 일처리도 깔끔하게 할 수 있을까 고민하다 알게된 진리와 같은 책 '끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기' 입니다.

'끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기'는 데이비드 알렌 형님(? ^^)께서 쓰신 책입니다.

유명한 공병호 형님(? ^^)께서 옮겼다는 것 하나만으로도 좋은 책이라는 것을 알 수 있습니다.

책에서 공병호 형님께서 이런 말씀을 하십니다. "일 처리에 어느 정도 자신이 있었던 나도 생각하지 못했던 여러 가지의 일 처리 기술을 배울 수 있었다."

이 책은 2002년에 초판이 되었고, 2011년에 개정이 된 책으로 10년이 된 책이지만 지구의 중력이 그렇듯 하나의 불변 원리를 이해하면, 어떤 일을 하든지 좀 더 많은 것을 효과적으로 운영할 수 있는것 처럼 이 책에서 말하는 일처리 원리는 앞으로 10년 20년이 지나도 변하지 않을 진리와 같은 법칙입니다. 그래서 GTD 원리의 이론을 이해하고 나에게 맞게 약간만 고치면 나의 것으로 만들 수 있습니다. 저 또한 적용할 것이 많은 책이었습니다.

왜 업무가 쌓여 가는가? 왜 일이 밀리는가?

■ 의도하는 결과를 정확히 규정하지 않았기 때문이다.

■ 결과를 미리 예측했더라도 그다음 행동 단계를 결정하지 않았기 때문이다.

■ 자신이 믿고 따르는 시스템에 아직도 성과를 입력해두지 않았기 때문이다.

여기서 말하는 '일'은 모든 일을 말 합니다. (회사업무, 약속, 집안일, 미용실가기, 쓰레기버리기 등등)

사람들이 일반적으로 Todo 리스트는 말 그대로 해야할 일 리스트를 사용합니다.

그런 리스트는 그저 수많은 일거리를 부분적으로 상기해줄 뿐이며 효과적이지 않습니다.

저도 Todo 어플을 사용하면서 해야할 일 목록을 만들어 사용을 했는데요

데이비드 알렌 형님은 할일 리스트를 만들지 말라고 합니다. '구체적이고 명확하게 어떠한 일이나 프로젝트의 결과를 예측하고 그 결과를 위한 다음 행동은 무엇인가' 행동 리스트를 만들라고 합니다.

행동을 경영하라.

• 5분을 관리하지 못하면 6분으로 끝날 것이다.(=시간은 관리할 수 없다)
• 우리는 정보의 과부하를 감당할 수 없다. 모든 정보를 감당하려고 덤벼들면 도서관에 처박혀 빠져나오지 못하거나, 인터넷에 접속할때나 전화번호부를 여는 순간 미쳐버리고 말 것이다.
• 우리는 우선순위를 관리할 수 없다. 그저 가질 뿐이다. (우선순위는 상황에 따라 달라진다)

★ 모든 업무를 효과적으로 관리하는 방법의 핵심은 바로 행동을 경영하는 데 있다.

시간과 정보, 우선순위에 초점을 두고 행동하는 것은 자신의 제한적인 자원을 적당히 배분한다는 것 이상이 아니다. 진정한 문제는 주어진 시간에 무엇을 행할 것인가다. 즉 제대로 행동을 경영하는 것이 관건이다.

너무나 당연하게 들리는 얘기다. 하지만 아직도 많은 사람이 온갖 프로젝트와 약속의 다음 행동을 정하지 않은 채 내버려두고 있다.

삶의 통제력 유지하기 _ 5단계 경영법

첫째: 관심을 끄는 사물을 수집하고(collect)

둘째: 수집한 사물의 의미와 할 일을 가공하고(process)

세째: 결과를 조직화하고(organize)

넷째: 선택 가능한 방안 등을 검토하고(review)

다섯: 행동에 옮긴다.(do)

GTD Workflow / 업무흐름 도표

조금 복잡해 보이나요?

어렵거나 복잡하지 않습니다. 한 단계씩 Yes/No 방식으로 다음 행동에 대해 결정만 하면 됩니다.

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 (GTD) #2

5단계 경영법

수집(collect) ▶ 가공(process)  ▶ 조직화(organize)  ▶ 검토(review)  ▶ 행동(do)

이해를 돕기 위해 전체 GTD 업무 흐름표를 다시 한번 보도록 하겠습니다.

조금 복잡해 보이지요? ^^ 그럼 하나 하나 알아보도록 하겠습니다.

1. 수집(collect)

수집(collect) ▶ 가공(process)  ▶ 조직화(organize)  ▶ 검토(review)  ▶ 행동(do)

모든 것을 수집 합니다. 항상 수집을 하며, 정기적으로 비워야 합니다.

수집도구는 항상 곁에 두고 어디에 있건 바로 바로 꺼내 쓸 수 있어야 합니다. 아이디어나 일거리는 언제 어디서 나타날지 모릅니다.  수집도구를 칫솔이나 안경처럼 없어서는 안 되는 물건으로 만들어야 합니다.

수집 단계의 성공 조건

a. 머리 밖으로 끄집어낼 것

b. 수집함의 수를 최소화할 것

c. 수집함을 정기적으로 비울 것

수집함에서 한번 꺼낸 업무를 다시 수집함에 넣어서는 안 됩니다. 아무도 자신의 업무를 대신해줄 수 없고 업무를 처리하지 않고 계속 쌓아두기만 하면 수집함은 금세 쓰레기통이 되고 만다.

2. 관리 및 가공 단계

수집(collect) ▶ 가공(process)  ▶ 조직화(organize)  ▶ 검토(review)  ▶ 행동(do)

수집함을 비울 때는 항목별 업무를 구분해야 한다. 수집할 정보를 가지고 무엇을 해야 할까? 이것은 자기경영 시스템을 만들기 위한 기초적인 질문입니다. 수집한 정보는 일단 가공단계를 거쳐야 합니다. 가공 및 관리 단계에서는 우선 수집함에서 업무 리스트나 서류 더미를 꺼내어 검토하고 평가합니다.  관리 및 가공 단계는 다음 도표와 같다.

그것은 무엇인가? (이것은 무엇인가?)

수집함에서 꺼낸 업무를 위해 할 수 있는 일을 생각해 보십시오.

실행할 수 있는 것인가? (행동 가능한가?)

대답은 "예"와 "아니요" 두 가지 종류 입니다.

행동이 필요 없음 (아니요)

"아니요"라고 대답하는 일은 세 지로 분류한다.

■ 쓰레기 : 아무 필요 없는 쓰레기

■ 보류 : 현재 행동이 필요없지만, 나중에는 필요할 수도 있다.

■ 참고 : 나중에 행동을 할 때 사용할 수 있는 정보다.

실행 가능함 (예)

실행 가능한 업무에 대해서는 다음 두가지를 결정해야 한다.

■ 내가 약속한 프로젝트와 결과는 무엇인가?

■ 다음 행동은 무엇인가?

프로젝트에 관한 것이면 그 결과를 프로젝트 리스트에 기록

프로젝트 리스트는 자신이 처리해야 할 업무가 있을을 상기해주는 표지판 같은 존재가 될 것이다.

다음 행동이 무엇인가?

이 질문에 명쾌하게 답변할 수 있으면, 당신은 조직화 단계로 넘어갈 수 있다.

'다음 행동'은 업무를 완수하려면 해야 하는 가시적인 행동을 말한다. 몇가지 예를 들어보자

■ 친구가 추천한 맛집에 전화를 건다.

■ 예산편성회의에 필요한 기획 초안을 작성한다.

■ 우리가 설치할 업무 관리 시스템에 관해 직원과 협의한다.

■ 인터넷에서 아이폰 Todo 어플을 조사한다.

이런 것이 당신에게 필요한 실제 활동(행동)이다.

당신이 해야 할 다음 행동을 기록했는가?

직접 하든지 위임하든지 연기할 것

다음 행동을 정했다면 세 가지 선택 사항이 기다리고 있다.

■ 직접한다 : 실행에 2분이 안 걸린다면, 결정한 즉시 처리하는 것이 좋다.

■ 위임한다 : 2분 이상 걸릴 경우, 직접 하는 것이 힘들다면 적임자에게 위임한다.

■ 연기한다 : 2분 이상 걸리며, 당신만이 처리할 수 있는 것이라면 다시 다음 행동 리스트에 올려놓고 계속 추적한다.

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 (GTD) #3

3. 조직화 단계

수집(collect) ▶ 가공(process)  ▶ 조직화(organize)  ▶ 검토(review)  ▶ 행동(do)

조직화 단계는 그림중 우리가 가공한 업무에서 나온 여덟가지 범주의 재료(쓰레기, 보류, 참고, 대기, 달력, 다음 행동, 프로젝트, 프로젝트 계획)를 말한다. 이 재료를 적절하게 관리해야만 효율적인 업무처리 시스템을 구성할 수 있다.

실행할 수 없는 항목(쓰레기, 보류, 참고) 특별한 행동이 필요 없는 업무라면 당신은 그냥 그 일을 집어던지거나 재조사 때까지 내버려두면 됩니다.

실행할 수 있는 항목을 관리하려면 프로젝트 리스트, 프로젝트 계획 수립 및 자료를 위한 파일, 달력, 다음 행동 리스트, 대기 리스트 등 다섯 가지가 필요합니다.

각 과정은 특정한 물리 형식 속에 담긴다는 공통점이 있습니다. 리스트는 노트나 컴퓨터 등에 기록하여 수시로 검토할 수 있는 '리마인더' 입니다.

프로젝트

이 책에서는 프로젝트를 하나의 목표이며 하나 이상의 행동이 필요한 것이라고 규정하고 있습니다.

결국 사소한 일이라도 프로젝트 목록에 올라갈 수 있습니다.

한 가지 행동만으로 완결할 수 없는 일이면, 아직 해야 할 일이 남아 있음을 일깨워주는 이정표가 있어야 합니다.

업무에 대한 완결은 바람직한 행동을 취해 처음 목표대로 결과를 이루는 것입니다. 프로젝트 리스트는 눈앞에 수집해둔 결승선이나 마찬가지라서 일을 진행시킬 때는 목표에 맞춰 행동해야 합니다.

다음 행동의 범주들

다음 행동을 결정하는 것은 모든 과정에서 중심축을 이룬다. 또한 이때의 행동은 모든 업무에 예외 없이 적용되는 물리적 행위를 말합니다.

2분이 채 안 걸리기 때문에 지금 바로 실행할 수 있는 행동이나 이미 완수한 일은 물론 다시 신경 쓰지 않아도 됩니다. 반면에 관리가 필요한 일은 특정 날짜나 시간에 해야 하는 행동(주로 달력에 기재한다)과 되도록 빠른 시간 내에 끝내야 하는 행동(주로 다음 행동 리스트에 넣는다), 다른 사람에게 위힘해야 하는 행동(대기 목록에 넣는다)으로 나뉩니다.

달력

크게 두 범주로 나뉜다.

■ 특정 날짜나 시간에 이루어야 할 일

달력에는 세 가지가 들어갑니다.

1. 특정 시간이 정해진 행동 : 약속, 미팅

2. 특정 날까가 정해진 행동 : 특정한 날이기는 하되 시간을 정해두지 않고 해야 하는 일(전화)

3. 특정 날짜가 정해진 정보 : 특정한 날짜에 이르면 알게 되기를 원하는 정보(영화 개봉일, 우표 발행일, 행사)

'오늘 할 일' 리스트를 더 만들지 말 것, 왜?

첫째 :

끊임없이 새로 들어오는 정보와 전술상 항상 변화하는 우선순위 탓에 업무 환경은 자꾸만 바뀝니다. 일정표를 써서 관리하면 당일에  처리하지 못한 일은 다음날 리스트에 다시 적어놓어야 합니다. 이런 일을 반복하면 사기도 떨어지고 시간도 낭비됩니다. 반면 다음 행동 리스트는 시간에 민감한 사안을 비롯해서 모든 행동에 대한 일정을 기억하고 있습니다. 그러므로 매일같이 일정표를 다시 쓸 필요도 없습니다.

둘째 :

그날 하지 않아도 될 일이 리스트에 들어 있게 되면 반드시 해야 할 일의 중요성이 그만큼 낮아집니다. 하지 않아도 될 일 때문에 반드시 해야 할 일을 놓치면 마음의 평화만 해칠 뿐입니다. 달력에 해야 할 일을 적어두었다면 해당일에는 그 일을 해야 합니다. 아니면 아예 달력에 손도 대지 마십시오. 약속이 변경되었을 경우를 제외하고는 이 리스트를 수정해서는 안됩니다.

다음 행동 리스트 (2분 이상 걸리고 빨리 처리해야 하는 일)

해야 할 일은 모두 다음 행동 리스트에 올려야 합니다. 이 리스트는 달력과 함께 일상의 행동을 경영하고 조직화하는 일의 중심부를 차지합니다.

즉, 처리에 2분 이상 걸리고 위임할 수도 없는 일은 달력 말고 다른 곳에서 관리해야 합니다.

 이것은 적절한 시기가 되면 실천해야 하는 행동의 리마인더다.

앞으로 해야 할 일이 20~30개 뿐이면 하나의 리스트로 구성해 '다음 행동' 이라는 라벨을 붙여 보관하세요. 그리고 시간 날 때마다 다음 행동을 검토하세요. 그러나 대부분의 사람들은 50~150개에 정도 됩니다. 그럴 때는 업무를 다시 분류하는 작업이 필요합니다. 전화로 해결해야 하면 전화 리스트에. 주례회의 때 질문할 내용이면 기초 질의자료 리스트 등으로 다음 행동 리스트를 다시 분류하는 것이다. 좋다.

실행 불가능한 항목

설령 아무 행동이 필요 없는 업무라도 적절히 관리해야 합니다. 실행 불가능한 업무는 쓰레기, 보류, 참고라는 세 가지로 분류할 수 있습니다.

쓰레기 : 장래에 행동이 필요할 가능성이나 참고 가치가 전혀 없는 것은 바로 버린다. 해야 할 일과 쓰레기가 함께 뒤섞이면 관리 시스템에 심각한 마비가 발생합니다. 그렇게 되면 책상 위의 서류 더미나 각종 리스트에 무감각해지거나 무엇으로 시작해야 할지 모르게 될 것이다.

보류 : 보류에는 두가지가 있다. 보류와 언젠가,어쩌면

언젠가, 어쩌면도 두가지 언젠가, 어쩌면(할 행동, 영화, 책, 여행...) / 추후 확인 파일(특정날짜)

수많은 것은 때로는 별다른 행동이 필요 없는 정보일 수도 있습니다. 이런 것은 그냥 보관만 해두고 필요할 때마다 복구만 하면된다.

참고 : 말 그대로 필요할 때 언제든 손쉽게 찾을 수 있는 정보 역할을 수행해야 한다는 사실이 가장 중요합니다. 참고 시스템은 대개 두 형식을 지닙니다.

하나 : 주제나 분야에 따른 저장 방식

둘 : 일반 참고 파일 방식

첫번째 유형 : 대개 자료의 특성에 따른 저장 방식

예를 들어 날짜별로 계약서를 분류해놓은 파일 서류함

두번째 유형 : 특정 범주에 속하지 않는 정보를 저장할 때 쓰이는 일반 참고 파일 방식

제대로 된 일반 참고 파일이 없으면, 개인 활동 관리 시스템을 실행하는 데 있어 체증 요인이 됩니다.